Miten yrityksen puheluita voi hallita suoraan kännykällä ilman lisälaitteita?

Nykyaikaisessa yritysympäristössä työtä tehdään siellä, missä se on kulloinkin tehokkainta – toimistolla, kotona tai tien päällä. Siksi moni yritys pohtii, miten yrityksen puheluita voi hallita suoraan kännykällä ilman lisälaitteita ja samalla säilyttää ammattimainen tavoitettavuus. Suurin haaste ei useinkaan ole teknologian puute, vaan viestinnän hajoaminen useisiin eri sovelluksiin ja laitteisiin. Tämä aiheuttaa helposti tietokatkoksia ja heikentää asiakaskokemusta.

Monessa organisaatiossa puheluiden hallinta on edelleen hajanaista. Asiakas saattaa soittaa asiantuntijalle, joka on varattu, eikä puhelu ohjaudu automaattisesti eteenpäin. Tärkeitä puheluita jää vastaamatta, koska tieto soittajasta ei tavoita oikeaa henkilöä ajoissa. Ratkaisu löytyy jokaisen taskusta. Älypuhelin toimii yrityksen viestinnän keskiössä, kun sen taustalle valitaan ammattimainen Line Carrier Mobiilivaihde. Ratkaisu mahdollistaa tehokkaan puhelunhallinnan ilman kalliita laiteinvestointeja tai monimutkaisia asennusprosesseja, sillä palvelu toimii pilvipohjaisesti ja on käytettävissä iOS- ja Android-sovelluksilla.

Miten yrityksen puheluita voi hallita suoraan kännykällä ilman lisälaitteita?

Kun viestintä keskitetään yhteen käyttöliittymään, asiantuntijoiden aikaa säästyy sovellusten välillä hyppimiseltä. Työntekijän ei tarvitse tarkistaa viestejä eri kanavista tai arvailla kollegan tavoitettavuutta, sillä kaikki tarvittava tieto on saatavilla yhdessä näkymässä. Line Carrierin ratkaisuissa kollegoiden tilatiedot, kuten ”Vapaa”, ”Kokous”, ”Lounas” tai ”Loma”, ovat reaaliajassa nähtävissä. Tämä sujuvoittaa sisäistä yhteistyötä ja varmistaa, että jokainen asiakasyhteydenotto käsitellään viiveettä.

Mobiilivaihde tehostaa nykyaikaista työtä eri pakettivaihtoehdoilla

Mobiilivaihde poistaa turhat välivaiheet eri viestintäkanavien väliltä. Usein yrityksissä oletetaan, että pelkkä matkapuhelinliittymä riittää yritysviestintään. Todellisuudessa pelkät liittymät eivät tarjoa näkyvyyttä organisaation kokonaistilanteeseen. Line Carrier Mobiilivaihde on skaalautuva ratkaisu, jonka ominaisuudet on jaettu S-, M- ja L-paketteihin yrityksen tarpeiden mukaan.

S-paketti tarjoaa perusominaisuudet, kuten mobiilijonot, puheluiden välityksen sovelluksella, vakiotiedotteet ja aikaohjaukset. Ohjelmistopohjaisessa ratkaisussa koko yrityksen puhelinliikenne kulkee matkapuhelimen kautta ammattimaisilla ominaisuuksilla. Työntekijät voivat asettaa tavoitettavuustietonsa näkyville, jolloin kollegat näkevät heti yritysnäkymästä, onko henkilö paikalla. Android-käyttäjillä on lisäksi etuna nähdä reaaliaikainen puhelutila, eli puhuuko kollega parhaillaan puhelua.

M-paketti laajentaa toiminnallisuutta tuomalla mukaan lomavastaajan, IVR-puhevalikot sekä erittäin tärkeän takaisinsoittopalvelun (Callback). Takaisinsoittopalvelu varmistaa, ettei yksikään soittaja jää huomioimatta ruuhkahuipuissa. Käsittelemättömät soittopyynnöt pysyvät listalla oletuksena 24 tuntia, mutta aikaa voidaan pidentää jopa viiteen vuorokauteen. M-pakettiin kuuluu myös selainpohjainen Desk Lite -työasemapuhelin ja mahdollisuus puheluiden nauhoitukseen, jolloin tallenteita säilytetään kolme kuukautta.

L-paketti on suunnattu yrityksille, jotka vaativat syvää integraatiota. Se sisältää O365-integraatiot Teams- ja kalenteritietojen synkronointiin, Klikkaa ja soita -toiminnon sekä soittajan nimihakupalvelun. Nimihaku hakee saapuvan puhelun tiedot ulkoisesta tietokannasta, jolloin Android-käyttäjä näkee soittajan nimen reaaliajassa jo puhelun saapuessa.

Tehokas puhelunhallinta varmistaa asiakkaalle, että hänen asiansa hoidetaan sujuvasti ensimmäisestä kontaktista alkaen, olipa kyseessä puhelu, sähköposti tai chat-viesti.

Tiedolla johtaminen ja monikanavainen asiakaspalvelu

Mobiilivaihde ja Contact Center -ratkaisut tuovat mukanaan tiedolla johtamisen mahdollisuudet. Raportoinnin avulla yritys voi analysoida puhelumääriä, vastausprosentteja, keskimääräisiä jonotusaikoja ja SLA-tasoja. Datan avulla voidaan seurata myös uniikkien soittajien määrää ja agenttien työajan jakautumista. Kun resurssit kohdennetaan oikein kerätyn tiedon perusteella, asiakaspalvelun laatu paranee merkittävästi ilman henkilöstömäärän kasvattamista.

Jos yrityksen tarpeet laajenevat puheluista muihin kanaviin, Line Carrier Tiketti ja Contact Center tarjoavat ratkaisun sähköpostien, tekstiviestien, Chatin ja jopa WhatsApp Business -viestien hallintaan. Tiketti-järjestelmässä kaikki kontaktit reitittyvät yhdelle alustalle, jossa agentit voivat käyttää valmiita vastauspohjia, tehdä sisäisiä muistiinpanoja ja seurata palvelulupauksia (SLA). Monikanavaisuus takaa, että asiakas saa palvelua siellä, missä hän on, ilman että tieto pirstoutuu eri järjestelmiin.

Puhelunhallinta ja CRM-integraatiot

Merkittävä etu saavutetaan integroimalla puhelut asiakkuudenhallintaohjelmistoihin (CRM), kuten Salesforce, HubSpot, MS Dynamics tai Zendesk. Line Carrierin ratkaisuissa integraatio toteutetaan usein selainpohjaisena pop-up -toimintona. Kun asiakas soittaa, järjestelmä voi avata asiakkaan tiedot suoraan selaimeen, jolloin työntekijän ei tarvitse etsiä tietoja manuaalisesti. Tämä lyhentää puheluiden kestoa ja parantaa asiakaskokemusta, kun asiantuntija tietää heti, kenen kanssa keskustelee ja mitä on aiemmin sovittu.

Mobiiliratkaisut mahdollistavat joustavan reitityksen myös numeronäytön osalta. Käyttäjä voi valita, näytetäänkö ulospäin oma mobiilinumero vai yrityksen yleinen palvelunumero. Reitityssääntöjen muokkaaminen onnistuu pääkäyttäjän hallintaportaalin kautta sekunneissa, mikä on välttämätöntä äkillisten poissaolojen tai sesonkihuippujen aikana. Älykäs reititys voi jopa ohjata puhelun suoraan tietylle vastuuhenkilölle soittajan numeron perusteella, ohi yleisen jonon.

Kustannustehokkuutta, tietoturvaa ja suomalaista luotettavuutta

Yrityksen kasvaessa viestintäratkaisujen on mukaututtava uusiin tarpeisiin ilman raskaiden investointien tarvetta. Line Carrierin pilvipohjainen mobiilivaihde poistaa fyysisten laitteistojen ja kaapelointien ylläpidon, mikä säästää suoraan hankinta- ja ylläpitokuluissa. Palvelu toimii joustavasti myös Line Carrierin liittymien kanssa, jotka hyödyntävät DNA:n, Elisan ja Telian verkkoja parhaan kuuluvuuden varmistamiseksi.

Tietoturva on palveluidemme ytimessä. Kaikki tuotannon palvelimet ja komponentit sijaitsevat Suomessa korkean tietoturvatason datacentereissä. GDPR-alainen data säilytetään paikallisesti tai Microsoft Azuressa EU/ETA-alueella, eikä tietoja viedä näiden rajojen ulkopuolelle. Liikenne on vahvasti salattua (HTTPS, WebRTC/SRTP) ja järjestelmissä on kattava Audit-lokitus kaikista käyttäjien toimenpiteistä. Kirjautumiseen voidaan vaatia kaksivaiheinen tunnistautuminen (MFA), mikä takaa yritysviestinnän eheyden.

Joustavuus on arvokasta yrityksille, joiden työntekijämäärä vaihtelee. Uuden työntekijän lisääminen onnistuu hallintaportaalista käden käänteessä. Mobiiliratkaisu pitää yrityksen ammattimaisen julkisivun yhtenäisenä riippumatta siitä, vastataanko puheluun toimistolta vai vaikkapa kenttätyöstä. Voit tutustua tarkemmin siihen, miten mobiilivaihde mukautuu yrityksesi tarpeisiin ja tehostaa päivittäistä viestintää.

Sujuva tavoitettavuus parantaa asiakastyytyväisyyttä

Asiakkaat arvostavat nopeutta ja suoraa etenemistä ilman välivaiheita. Sovellusten välillä hyppiminen hidastaa vastausaikoja ja antaa epäorganisoidun kuvan toiminnasta. Ammattimainen puhelunhallinta suoraan mobiililaitteessa poistaa nämä esteet tarjoamalla selkeän näkymän koko tiimin tilanteeseen. Line Carrierin järjestelmissä puhelun yhdistäminen on tehty helpoksi: puhelu voidaan yhdistää suoraan tai saattaen, ja jos kollega ei vastaa, puhelu palautuu automaattisesti yhdistäjälle.

Toimivat takaisinsoittopalvelut ja selkeät tiedotteet aukioloajoista viestivät asiakkaalle, että hänen yhteydenottoaan arvostetaan. Jos omat resurssit eivät riitä, palveluun voidaan integroida ulkoistettu ylivuotopalvelu DialOk:n kautta, jolloin ammattitaitoiset asiantuntijat vastaavat puheluihin ruuhka-aikoina tai aukioloaikojen ulkopuolella. Tämä varmistaa, ettei yksikään kauppa tai palaute jää käsittelemättä vastaamattomien puheluiden vuoksi.

Viestinnän keskittäminen poistaa tekniset esteet ja antaa asiantuntijoille mahdollisuuden keskittyä olennaiseen – asiakkaan palvelemiseen yhdellä integroidulla työkalulla.

Nykyaikainen viestintäratkaisu parantaa työn sujuvuutta ja yrityksen kilpailukykyä. Se poistaa turhan säädön eri laitteiden välillä ja varmistaa tiedon kulun organisaation sisällä sekä asiakasrajapinnassa. Olipa kyseessä pieni yritys, joka tarvitsee S-paketin perusjonot, tai suuri organisaatio, joka hyödyntää L-paketin CRM-integraatioita ja tekoälypohjaista puheluiden litterointia, ratkaisumme skaalautuvat aina tarpeen mukaan. Jos haluat nähdä käytännössä, miten nämä ominaisuudet helpottavat arkeasi, voit tehdä mobiilivaihde-demotilauksen ja testata ratkaisua omassa ympäristössäsi.

Kokonaisvaltainen puhelunhallinta on tärkeä osa yrityksen toimivuutta, jolla varmistetaan tavoitettavuus kaikissa tilanteissa. Kun yritys hallitsee viestintäänsä joustavasti mobiililaitteilla ja hyödyntää pilvipohjaisia työkaluja, se luo perustan paremmalle asiakaskokemukselle ja tehokkaammalle yhteistyölle. Tulevaisuuden työ vaatii työkaluja, jotka kulkevat mukana, suojaavat dataa ja poistavat turhat esteet asiantuntijoiden tieltä.

Haluatko tietää, miten ratkaisumme voivat parantaa yrityksesi arkea?