Tiketöintijärjestelmä yritykselle – Miksi se kannattaa ja miten valita oikea ratkaisu?

Tiketöintijärjestelmä yritykselle tuo asiakaspalveluun järjestelmällisyyttä ja selkeyttä. Modernin asiakaspalvelujärjestelmän avulla yritys voi hyödyntää monikanavaisen asiakaspalvelun ja automaation sekä automaattisesti tapahtuvat prosessit, mikä säästää aikaa ja parantaa palvelua asiakkaalle sekä tehostaa asiakasviestintää.

Tiketöintijärjestelmä kokoaa asiakasyhteydenotot eri kanavista ja mahdollistaa tehokkaan palvelun asiakkaille. Lisäksi järjestelmä voi automaattisesti ohjata ja priorisoida tikettejä, mikä tehostaa asiakaspalvelua.

Mutta mistä tiedät, että yrityksesi tarvitsee sellaisen? Listasimme tärkeimmät merkit.

1. Asiakaspalvelupyyntöjä tulee useista eri kanavista, mutta niitä on vaikea hallita

Jos asiakaspalvelusi vastaanottaa yhteydenottoja sähköpostitse, puhelimitse ja verkkosivujen chatissa ilman keskitettyä järjestelmää, pyyntöjen hallinta ja seuranta on usein haastavaa. Tiketöintijärjestelmä yhdistää kaikki tukipyynnöt yhteen näkymään, jolloin työntekijät voivat helposti hallita ja priorisoida niitä.

Asiakkaat voivat ottaa yhteyttä useiden eri kanavien kautta, kuten chatin, sähköpostin ja puhelun, mikä parantaa palvelun saavutettavuutta. Tiketöinti mahdollistaa myös erilaisia viestintätapoja ja kanavia asiakaspalvelussa, kuten chatin, sähköpostin ja puhelun. Asiakkaan kaikki yhteydenotot myös kirjautuvat yhteen, näin asiakkaiden erilaisia tikettejä voi seurata eri yhteydenottokanavien välillä.

2. Asiakkaat valittavat hitaista vasteajoista tai unohtuneista viesteistä

Joskus asiakaspalveluun saapuvat viestit hukkuvat sähköpostiketjuihin tai jäävät kiireen keskellä käsittelemättä. Tämä johtaa hitaaseen palveluun ja tyytymättömiin asiakkaisiin. Tiketöintijärjestelmän avulla jokainen pyyntö kirjataan ylös ja siihen voidaan reagoida systemaattisesti. Asiakkaan yhteydenottoja ei huku ja tiketöinnin avulla asiakkaille muodostuu parempi asiakaskokemus.

3. Yritykselläsi ei ole selkeää tapaa seurata asiakaspalvelun tehokkuutta

Ilman tiketöintijärjestelmää on vaikea mitata, kuinka nopeasti ja tehokkaasti asiakaspalvelu ratkaisee asiakkaiden ongelmat. Tiketöintijärjestelmä tarjoaa raportointityökaluja, joiden avulla saadaan ajantasaista tietoa asiakaspalveluprosesseista, kuten palvelun laadusta, käsittelyajoista ja työntekijöiden suorituskyvystä.

Raportointityökalut liittyvät suoraan asiakaspalvelun kehittämiseen, ja näiden lukujen perusteella voidaan esimerkiksi parantaa palvelua.

4. Samoja kysymyksiä ja ongelmia toistuu jatkuvasti

Jos yrityksesi asiakaspalvelu kohtaa toistuvasti samoja kysymyksiä, tietämyskantaan pohjautuva tikettijärjestelmä voi helpottaa nopeuttamaan vastaamista. Asiakaspalvelijat voivat hyödyntää valmiita vastauksia ja dokumentaatiota, mikä vähentää toistuvan työn määrää ja nopeuttaa asiakaspalvelua.

Automaation avulla usein toistuviin kysymyksiin voidaan myös tuottaa UKK-listoja. Usein toistuviin kysymyksiin voidaan vastata vain muutamalla klikkauksella automaation avulla.

5. Useampi työntekijä työskentelee asiakaspalvelussa ja tehtävien jako on epäselvää

Kun asiakaspalvelutiimissä on useita työntekijöitä, tehtävien jako voi aiheuttaa sekaannusta. Tiketöintijärjestelmä varmistaa, että jokainen asiakaspalvelupyyntö tallennetaan yksilölliseksi tiketin, jolloin jokainen pyyntö ohjataan oikealle henkilölle eikä yksikään tapaus jää käsittelemättä. Tiketöinnin avulla yhteydenotot voidaan ohjata ennalta määriteltyjen sääntöjen pohjalta ratkaistavaksi tietylle yrityksen osastolle.

6. Asiakaspalvelutiimisi tarvitsee selkeämmän työkalun yhteistyöhön

Tietämyskanta voi olla arvokas lisä tiketöintijärjestelmään. Se auttaa asiakaspalvelijoita löytämään vastaukset yleisimpiin kysymyksiin nopeasti ja vähentää toistuvaa työtä. Tietämyskanta esimerkiksi mahdollistaa myös asiakkaiden itsepalvelun, jolloin he voivat ratkaista yksinkertaisia ongelmia ilman yhteydenottoa asiakaspalveluun.

Tämä nopeuttaa tukiprosesseja ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Lisäksi asiakkaat voivat itse luoda tikettejä suoraan eikä asiakaspalvelijoiden tarvitse kirjata asiakkaiden pyyntöjä, vaan lähetetyistä viesteistä automaatio luo tikettejä automaattisesti.

Lue lisää tietämyskannan hyödyistä asiakaspalvelussa

Jos yrityksessäsi asiakaspalvelu käsittelee monimutkaisia tukipyyntöjä, jotka vaativat useamman henkilön työpanosta, tiketöintijärjestelmä auttaa seuraamaan tehtävien etenemistä ja yhteistyötä. Se mahdollistaa kommentoinnin, tehtävien siirtämisen osaamisen perusteella ja yhteistyön hallinta onnistuu tehokkaasti yhdellä alustalla.

Miten tiketöintijärjestelmä yhdistää eri viestikanavat?

Line Carrierin tiketöintijärjestelmä mahdollistaa eri viestikanavien yhdistämisen yhteen hallintanäkymään, mikä tehostaa asiakaspalvelun toimintaa. Järjestelmään voidaan liittää muun muassa sähköpostit, puhelut, verkkosivujen chatit sekä mahdollisesti myös sosiaalisen median viestit, jolloin asiakaspalvelutiimi pystyy hallitsemaan ja käsittelemään kaikki yhteydenotot yhdestä paikasta.

Tämä vähentää viestien katoamisen riskiä ja nopeuttaa asiakaspalvelua. Tiketöintijärjestelmä on siis viisas investointi yritykselle. Asiakaspalvelujärjestelmän avulla voit käsitellä kaikki asiakkaiden yhteydenotot ja tarjota asiakkaalle eri kanavia joiden kautta ottaa yhteyttä.

Lisäksi tiketöintijärjestelmän avulla varmistat tehokkaan ja sujuvan tiedonkulun eri järjestelmien välillä.

Miten valita yritykselle sopiva tiketöintijärjestelmä yritykselle?

Tiketöintijärjestelmän valinta riippuu yrityksen tarpeista ja asiakaspalvelun laajuudesta. Järjestelmän avulla voidaan vastata yrityksen ja asiakaspalvelutiimin tarpeisiin silloin, kun asiakaspalvelua tarvitsee kehittää. Seuraavat tekijät kannattaa ottaa huomioon valintaa tehdessä:

• Helppokäyttöisyys: Järjestelmän tulee olla intuitiivinen ja helposti omaksuttava asiakaspalvelutiimille. Sen avulla voidaan luoda uusia tikettejä ja prosesseja vaivattomasti, mikä tehostaa työskentelyä.
• Skaalautuvuus: Varmista, että järjestelmä pystyy mukautumaan yrityksen kasvuun ja lisääntyviin asiakaspalvelutarpeisiin.
• Kanavien yhdistäminen: Tiketöintijärjestelmän tulisi tukea kaikkia yrityksen käyttämiä viestintäkanavia, kuten sähköposti, puhelut, chat ja sosiaalinen media ja tarjota ensisijaisesti niitä kanavia joita asiakas haluaa.
• Raportointi ja analytiikka: Järjestelmä voi tarjota ajantasaista tietoa asiakaspalvelun kehittämiseen. Tietojen kerääminen ja analysointi auttaa kehittämään asiakaspalvelua ja parantamaan vasteaikoja.
• Integraatiot: Varmista, että järjestelmä voidaan yhdistää muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten CRM-ohjelmistoihin tai ERP-järjestelmiin.
• Hinnoittelu ja joustavuus: Vältä pitkät sitoumukset ja valitse ratkaisu, joka mahdollistaa joustavan käyttöönoton ilman määräaikaisuuksia.

Miksi valita Line Carrierin tiketöintijärjestelmä?

Line Carrierin tiketöintijärjestelmä tarjoaa yrityksellesi helpon käyttöönoton, selkeän hallintanäkymän ja kattavat raportointityökalut. Ratkaisumme ei sido yritystäsi pitkiin sopimuksiin, joten voit kokeilla sitä riskittä ja nähdä, miten se voi parantaa asiakaspalvelun tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Lisäksi järjestelmä on skaalautuva ja se voidaan integroida muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

Helppo ja hallittu käyttöönotto – hyödynnä asiantuntemuksemme

Tiketöintijärjestelmän käyttöönotto ei ole iso urakka – kun se tehdään oikein. Meillä prosessi on hioutunut sujuvaksi yhteistyöksi, jonka aikana varmistamme, että järjestelmä tukee juuri teidän tiiminne tarpeita alusta alkaen.

Olemme toimittaneet tiketöintijärjestelmiä useille eri alojen yrityksille. Näiden toteutusten myötä olemme nähneet, mitkä asiat onnistuvat helposti – ja toisaalta, mitä sudenkuoppia kannattaa välttää. Asiakkaanamme hyödyt suoraan tästä kokemuksesta.

Näin käyttöönotto etenee:

1. Tarpeiden kartoitus – Käymme yhdessä läpi tiimisi toiminnan, tavoitteet ja nykyprosessit.
2. Käyttöönottosuunnitelma – Luomme selkeän etenemisaikataulun ja määrittelyt, jotka tukevat sujuvaa arkea heti alusta.
3. Järjestelmän konfigurointi – Rakennamme näkymät, jonot ja prosessit tarpeidenne mukaisesti.
4. Koulutus ja ohjeistus – Käyttäjät saavat koulutuksen sekä selkeät ohjeet, jotta järjestelmä otetaan käyttöön vaivattomasti.
5. Tuki ja jatkokehitys – Käyttöönoton jälkeen olemme mukana varmistamassa, että järjestelmä toimii arjessa juuri kuten pitää.

Tavoitteenamme ei ole pelkästään ottaa teknologia käyttöön – vaan varmistaa, että se tuo teille oikeasti arvoa ja helpottaa työtä.

Onko yrityksesi asiakaspalvelu valmis seuraavalle tasolle? Ota yhteyttä Line Carrieriin ja kokeile tiketöintijärjestelmää ilman sitoumuksia!