Asiakaspalvelun sujuvuus vaikuttaa suoraan asiakaskokemukseen ja yrityksen menestykseen. Asiakaspalvelun tehostaminen on keskeinen keino varmistaa, että asiakkaat saavat nopeaa ja laadukasta palvelua.
Monet yritykset aloittavat asiakaspalvelunsa sähköpostin avulla, mutta kasvavan kysynnän ja monikanavaisuuden myötä sähköpostin hallinta voi muuttua kuormittavaksi. Tiketöintijärjestelmä tuo asiakaspalveluun selkeyttä ja tehokkuutta.
Tässä artikkelissa vertailemme näiden kahden ratkaisun eroja ja selvitämme, miksi tiketöintijärjestelmä saattaa olla parempi vaihtoehto.
Sähköpostin haasteet asiakaspalvelussa
Sähköpostipalvelu on tuttu ja helposti käyttöönotettava ratkaisu asiakaspalvelulle, mutta sen tehokkuus rajoittuu yksinkertaisiin yhteydenottoihin. Kun yhteydenottojen määrä kasvaa tai asiakaspalveluun osallistuu useampi henkilö, sähköpostin hallinta muuttuu haastavaksi. Työntekijät voivat vahingossa vastata samaan viestiin, viestit saattavat hukkua tai jäädä huomiotta, ja asiakaspalvelun tilannetta on vaikea seurata reaaliajassa.
Tiketöintijärjestelmän hyödyt sähköpostiin verrattuna
Tiketöintijärjestelmä kokoaa kaikki asiakasyhteydenotot yhteen näkymään ja tarjoaa työkalut niiden priorisointiin ja seurantaan. Tämä tukee asiakaspalvelun tehostamista tarjoamalla työntekijöille selkeät ohjeet ja reaaliaikaisen tilannekuvan.
Selkeä työnjako ja priorisointi
Asiakaspalvelutiimi voi luokitella tiketit kiireellisyyden perusteella (esim. “Korkea”, “Keskitaso”, “Matala”) sekä lisätä niihin tageja, kuten “Laskutus”, “Tekninen tuki” tai “Myyntikysely”. Tämä varmistaa, että kriittisiin pyyntöihin vastataan ensimmäisenä ja oikea asiantuntija saa tiketin heti käsiteltäväksi.
Tietämyskanta nopeuttaa asiakaspalvelua
Tiketöintijärjestelmään voidaan liittää tietämyskanta, joka sisältää vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin. Tämä helpottaa asiakaspalvelijoiden työtä ja nopeuttaa vastausaikoja, sillä samat vastaukset voidaan hyödyntää ilman tarvetta kirjoittaa niitä uudelleen. Samalla asiakkaat voivat itse löytää vastauksia yleisiin kysymyksiinsä ilman, että heidän tarvitsee ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.
Lue lisää: Tietämyskanta asiakaspalvelun tukena: nopeampia vastauksia, tyytyväisempiä asiakkaita
Reaaliaikainen seuranta ja raportointi
Tiketöintijärjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden asiakaspalvelupyyntöjen etenemiseen. Raportointiominaisuuksien ansiosta asiakaspalvelun tehokkuutta voidaan seurata ja kehittää jatkuvasti.
Vertailu: Sähköposti vs. tiketöintijärjestelmä
| Ominaisuus | Sähköposti | Tikettijärjestelmä |
|---|---|---|
| Viestien seuranta | Manuaalista ja epävarmaa | Automaattinen seuranta ja statuspäivitykset |
| Työntekijöiden yhteistyö | Ristikkäisvastauksia ja päällekkäisyyksiä | Keskitetty hallinta ja tehtävien jakaminen |
| Priorisointi ja luokittelu | Manuaalinen ja hidas | Automaattinen luokittelu ja priorisointi |
| Tietämyskanta | Ei sisäänrakennettuna | Sisältää valmiit vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin |
| Raportointi ja analytiikka | Rajoitettu näkyvyys | Kattavat raportointityökalut |
| Skaalautuvuus | Hankalaa suurilla viestimäärillä | Mukautuu kasvavaan tarpeeseen |
| Tietoturva | Riippuu sähköpostipalvelusta | Vahvat tietoturvaominaisuudet ja GDPR-tuki |
| Integraatiot | Rajoitettu | Helppo yhdistää muihin järjestelmiin |
Miten valita oikea ratkaisu?
Mikäli asiakaspalvelun yhteydenottomäärät ovat vielä pieniä ja tiimisi on kompakti, sähköposti voi toimia perustarpeisiin riittävästi.
Jos kuitenkin huomaat, että:
- Viestit katoavat tai jäävät käsittelemättä
- Vastausajat venyvät
- Työntekijöiden yhteistyössä on haasteita
… on aika siirtyä tiketöintijärjestelmään.
Line Carrierin tiketöintijärjestelmä on helppokäyttöinen ja skaalautuva ratkaisu, joka sopii kaiken kokoisille yrityksille. Se tarjoaa työkalut tehokkaaseen asiakaspalvelun hallintaan, auttaa seuraamaan palvelun laatua ja varmistaa, että yksikään yhteydenotto ei jää käsittelemättä.
Voit yhdistää Line Carrierin tikettijärjestelmän myös Contact Centeriin tai Mobiilivaihteeseen. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää järjestelmää itsenäisesti.
Haluatko tietää lisää tiketöintijärjestelmän hyödyistä?
Lue lisää tiketöinnistä
-
Sähköpostilla vai tiketöintijärjestelmällä? Näin asiakaspalvelun tehostaminen onnistuu
Onko asiakaspalvelunne yhä sähköpostien varassa? Tiketöintijärjestelmä voi tehostaa työskentelyä ja parantaa asiakaskokemusta merkittävästi.
-
Tiketöintijärjestelmän ROI – Miten asiakaspalvelun tehostaminen tuo säästöjä ja kasvua?
Tiketöintijärjestelmä tuo tehokkuutta ja järjestelmällisyyttä asiakaspalveluun, mutta miten tiketöintijärjestelmän ROI mitataan?
-
Mikä on tikettijärjestelmä ja miten se toimii?
Tikettijärjestelmä tehostaa asiakaspalvelua keskittämällä monikanavaiset yhteydenotot yhteen paikkaan, mahdollistaen nopeamman ja tehokkaamman palvelun.
-
Tietämyskanta asiakaspalvelun tukena: nopeampia vastauksia, tyytyväisempiä asiakkaita
Yrityksen asiakaspalvelu kohtaa päivittäin suuren määrän kysymyksiä ja ongelmia, joiden ratkaiseminen vaatii nopeaa reagointia ja tarkkaa tietoa. Tietämyskanta tarjoaa tehokkaan tavan vastata tähän tarpeeseen
-
Tietämyskanta asiakaspalvelijan tukena: Tehokkuutta, joustavuutta ja jatkuvaa kehitystä
Asiakaspalvelijan työ on hektistä ja vaatii nopeaa reagointia, tarkkuutta sekä jatkuvaa oppimista. Miten onnistua tehtävässä?
-
TOP5 asiakaspalvelutyökalut, joilla parannat asiakaskokemusta
Contact Center-järjestelmän toiminnot parantavat asiakaskokemusta ja helpottavat asiakaspalvelutyötä.