Mietityttääkö asiakaspalvelujärjestelmän päivittäminen uuteen? Jos käytössä on vanha puhelinjärjestelmä tai toimimaton asiakaspalvelusovellus, järjestelmän vaihtaminen tulee eteen ennemmin tai myöhemmin.
Ohjelmiston vaihtoa ei kannata pelätä, sillä uusi ratkaisu on tilaisuus kehittää asiakaspalvelua. Tässä artikkelissa kerromme asiakaspalvelujärjestelmän vaihtamisesta ja sen hyödyistä.
Miksi asiakaspalvelujärjestelmän vaihto?
Nykypäivänä yritykset haluavat palvella asiakkaitaan monikanavaisesti, nopeasti ja tehokkaasti. Tämä asettaa haasteita asiakaspalvelua avustavalle taustajärjestelmälle. Monessa yrityksessä herää ajatus siitä, pitäisikö asiakaspalvelujärjestelmää päivittää ajan tasalle.
Line Carrier tapaa säännöllisesti yrityksiä, joissa on herätty asiakaspalvelujärjestelmän päivitystarpeisiin. Partner Sales Executive Rene Korpelan mukaan syitä vaihtoon on yhtä monia kuin yrityksiäkin.
Usein tulee vastaan tilanteita, joissa asiakkaalla on jo käytössä contact center-järjestelmä, mutta siihen ei olla tyytyväisiä.
”Usein tulee vastaan tilanteita, joissa asiakkaalla on jo käytössä contact center-järjestelmä, mutta siihen ei olla tyytyväisiä. Joskus sovellus ei toimi halutulla tavalla tai hankintavaiheessa esitettyjä toiveita ei ole täytetty. Joskus käytössä on vanhentunut ohjelmisto tai puhelinjärjestelmä. Joskus nykyisen ratkaisun hinnoittelu voi olla määräaikaisen sopimuksen myötä yksinkertaisesti kallis ja sopimusajan päättymisen lähestyessä haetaan kustannustehokkuutta”, Korpela kertoo.
Järjestelmän vaihtaminen on tilaisuus tuulettaa toimintatapoja
Uusi sovellus houkuttelee, mutta monia mietityttää vaihtamisen vaivalloisuus ja kustannukset. Kuinka paljon resursseja, aikaa ja rahaa kuluu vaihtamiseen? Kauanko kestää, että järjestelmä on toiminnassa?
”Jokaisen yrityksen tilanne on yksilöllinen. Sen voi kuitenkin sanoa, että jos nykyratkaisu ei enää toimi, vaihtaminen tulee eteen ennemmin tai myöhemmin. Monesti ei ajatella, miten paljon ylimääräistä aikaa prosesseihin sopimaton järjestelmä vie käyttäjiltään”.
Järjestelmän vaihtamista ei kannata ajatella pelkästään kulueränä, vaan tilaisuutena tuulettaa asiakaspalvelun toimintatapoja ja paikantaa kehityskohteita.
Vaikka järjestelmänvaihdos voi vaikuttaa vaikealta urakalta, se voi tuoda mukanaan paljon hyötyjä.
”Järjestelmän vaihtamista ei kannata ajatella pelkästään kulueränä, vaan tilaisuutena tuulettaa asiakaspalvelun toimintatapoja ja paikantaa kehityskohteita. Uusi asiakaspalvelujärjestelmä tuo mahdollisuuksia kehittää asiakaspalvelua, erottautua kilpailijoista, löytää säästöjä sekä lisätä myyntiä. Vaikka vaihtaminen on iso projekti, hyödyt ovat suuremmat kuin haitat. Kun ohjelmisto on saatu käyttöön, asiakaspalvelu helpottuu ja tehostuu”, Korpela sanoo.
Asiantunteva kumppani auttaa viemään käyttöönoton kunnialla maaliin
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja asiantuntevan kumppanin kanssa järjestelmän käyttöönotto sujuu jouhevasti.
Me Line Carrierilla autamme asiakkaitamme käyttöönoton jokaisessa vaiheessa ja tarjoamme sovelluksen käyttäjille kattavasti koulutusta ja tukea.
”Line Carrier erottuu monista muista toimijoista henkilökohtaisella palvelulla, nopealla asiakastuella ja ketteryydellä. Olemme erikoistuneet yritysten palvelemiseen ja meillä on paljon kokemusta asiakaspalvelujärjestelmien käyttöönotosta. Tavoitteemme on löytää asiakkaalle sopivin ratkaisu, ja räätälöimme palvelun sopimaan kunkin asiakkaamme tarpeisiin”, Korpela kertoo.
Jotkut pelkäävät, että uuteen kalliiseen järjestelmään joutuu sitoutumaan pitkäksi aikaa. Line Carrier ei sido asiakkaitaan pitkiin määräaikaisiin sopimuksiin, vaan Contact Center-järjestelmän tai Mobiilivaihteen saa käyttöön toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.
Uuden järjestelmän käyttöönotto voidaan toteuttaa myös vähitellen. Aluksi käyttöön voidaan ottaa vain perusominaisuudet, joista skaalataan ylöspäin tarpeen mukaan.
Harva pistää kaikkea kerralla uusiksi. Sen sijaan järjestelmän vaihtaminen voidaan aloittaa vähitellen.
”Harva pistää kaikkea kerralla uusiksi. Sen sijaan järjestelmän vaihtaminen voidaan aloittaa vähitellen. Moni asiakkaamme hankkii ensin käyttöönsä esimerkiksi Mobiilivaihdesovelluksen, josta on mahdollista skaalata myöhemmin laajempaan Contact Center-järjestelmään”, Korpela sanoo.
Line Carrierin asiakkailla positiivisia kokemuksia Contact Center-sovelluksen vaihtamisesta
Line Carrierilla on paljon kokemusta asiakaspalvelun tehostamisesta järjestelmää vaihtamalla. Asiakaskunnasta löytyy positiivisia asiakaskokemuksia yrityksiltä, jotka ovat vaihtaneet toisen toimittajan järjestelmästä Line Carrier Contact Centeriin.
Onnistunutta vaihtoa ja sujuvaa käyttöönottoa kiittelee muun muassa Vitec FuturSoft Oy.
”Vanha järjestelmä oli ulkomaiselta toimittajalta, ja siinä oli omat hyvät ja huonot puolensa. Käyttöönoton ja opettelun jälkeen asiakaspalvelutiimi on kuitenkin ollut sitä mieltä, että Line Carrierin järjestelmä voittaa edellisen 6–0”, kertoo Vitec FuturSoftin tukipäällikkö.
Voit lukea koko asiakastarinan tästä:
Puhe- ja asiakaspalveluratkaisujen keskittäminen kannattaa
Line Carrier on yritysten luotettava kumppani, joka tarjoaa yhdeltä luukulta kaikki palvelut yritysten kommunikaatioon. Mobiililiittymien ja järjestelmien keskittäminen yhdelle kumppanille tarjoaa kustannussäästöjä ja helpottaa kokonaisuuden hallintaa, sillä kaiken asiakastuen saa yhdestä paikasta. Olemme Avainlippu-merkitty kotimainen toimija, jonka palvelut tuotetaan Suomessa.
Line Carrierin asiakaspalveluratkaisut palvelevat monenlaisten yritysten tarpeita ja sopivat niin pienen kuin suuremmankin asiakaspalvelutiimin käyttöön.
Contact Center -järjestelmä on kevyt pilvipohjainen sovellus, joka tuo kaikki asiakaspalvelukanavat yhteen selainpohjaiseen käyttöliittymään. Line Carrier Mobiilivaihde on ketterä puhelinvaihdesovellus, jolla yrityksen puheluliikennettä voidaan hallita kevyesti matkapuhelimella. Järjestelmiin voidaan yhdistää myös yhtenäinen yritys- ja palvelunumerointi, joka herättää asiakkaiden luottamuksen ja helpottaa asiointia. Meiltä saat myös yritysliittymät kaikkiin kolmeen verkkoon.
Keskustelemme mielellämme lisää asiakaspalvelun kehittämisestä. Ota yhteyttä, ja palaamme sinulle mahdollisimman pian!
Lue asiakastarinoita
-
Talotekniikan M2M-liittymät tuovat sujuvuutta ja varmuutta – Säätölaitehuollon asiakastarina
”Liittymien avaaminen on äärettömän yksinkertaista”, kertoo toimitusjohtaja Tomi Silvonen.
-
Mobiilivaihde helpottaa asiakaspalvelua etätyössä – Star Works Groupin asiakastarina
”Mobiilivaihde mahdollistaa joustavan etätyöskentelyn ja varmistaa, että voimme palvella asiakkaitamme ilman katkoksia.”
-
Palvelunumero ohjaa yhteydenotot oikealle taholle – Lahden Pelicansin asiakastarina
”Olemme erittäin tyytyväisiä”, kertoo Lahden Pelicansin Pasi Nurminen. Lue miten palvelunumero on selkeyttänyt asiakaspalvelua Lahden Pelicansilla.